Versicherte anschreiben

Sie kennen die angeschriebene Person persönlich und haben ein vertrautes Verhältnis zu ihr? Dann können Sie die Anrede auch persönlicher und den Fließtext in der Ich-Form formulieren.  So bringen Sie mehr Nähe in die Begrüßung:  

• Liebe Frau Mustermann,
  ich habe mich über Ihren Besuch bei uns in der Agentur sehr gefreut und sende Ihnen gerne die gewünschten Antragsunterlagen zu. […]
• Hallo Herr Mustermann,
  noch einmal vielen Dank für das nette Telefonat. Gerne schicke ich Ihnen wie besprochen die Antragsunterlagen zu. […] 

Bringen Sie Tatkraft in Ihren Text 

Ganz gleich, welche Art von Text Sie schreiben: Unsere fünf Sprachleitplanken helfen Ihnen dabei, lesefreundliche und markengerechte Texte zu erstellen. Auch für Briefe und E-Mails gilt: 

1. Denken Sie aus der Sicht Ihrer Zielgruppen.

2. Schreiben Sie konkret und lebensnah. 

3. Achten Sie auf Verständlichkeit.

4. Formulieren Sie dynamisch.

5. Kommen Sie schnell auf den Punkt. 

Detaillierte Erläuterungen zu den Sprachleitplanken finden Sie hier

Helfen Sie Ihren Leserinnen und Lesern, sich schnell in Ihrem Text zurechtzufinden. Denn im Alltag bleibt für eine aufmerksame Lektüre oft wenig Zeit.

• Ordnen Sie die Informationen nach ihrer Relevanz. 
  Stellen Sie das Wichtigste an den Anfang Ihres Schreibens. Lassen Sie erst dann Erklärungen und vertiefende Informationen folgen. 

• Strukturieren Sie Ihr Schreiben. 
  Gliedern Sie einen längeren Fließtext mit Absätzen und machen Sie ihn so übersichtlicher. Jeder Absatz bildet eine kleine thematische Einheit und umfasst idealerweise 3 bis maximal 7 Zeilen.

• Erleichtern Sie ein schnelles Querlesen.
  Sorgen Sie bei längeren Fließtexten durch Zwischenüberschriften für einen schnellen Überblick. Diese fassen den Inhalt des nachfolgenden Abschnitts zusammen und erleichtern das Querlesen.  

Gemeinsam sind wir für die Belange unserer Kundinnen und Kunden da. Wenn Sie aus Sicht der DEVK schreiben, verwenden Sie daher bitte die Wörter wir, uns, unser, unsere. So betonen Sie in Ihrer Kommunikation unser gemeinschaftliches Bemühen um die Anliegen unserer Versicherten.

Beispiele:

• Wir helfen Ihnen gerne.

• Unser Rechtsservice unterstützt Sie bei der Wahl einer passenden Rechtsvertretung.

• Uns ist es wichtig, Sie in Ihrer neuen Lebenssituation optimal zu betreuen. 

Geben Sie der angeschriebenen Person gleich zu Beginn zu verstehen, dass Sie ihre Situation kennen. Hat sie eine neue Versicherung abgeschlossen? Hat sie Ihnen eine Nachricht geschrieben oder ein Formular geschickt? 

Beziehen Sie sich auf ein vorausgegangenes Schreiben. So wissen die Angeschriebenen, dass Sie ihre Nachricht empfangen und gelesen haben.

Beispiele:

• Wir freuen uns, dass Sie unser Angebot überzeugt hat. Herzlich willkommen in der DEVK-Gemeinschaft!

• Vielen Dank für Ihre E-Mail vom 01.03.2020. Wir bestätigen Ihnen gerne, dass ...

• Herzlichen Glückwunsch zum Kauf Ihrer neuen Wohnung! Damit Sie auch künftig rundum abgesichert sind, …

Sie benötigen eine Unterschrift, einen Nachweis oder eine Rückmeldung vom Empfänger oder der Empfängerin Ihres Schreibens? Bringen Sie klar zum Ausdruck, wenn die Angeschriebenen aktiv werden sollen. Teilen Sie auch mit, welche Art von Mithilfe erforderlich ist. Nur so versteht Ihr Gegenüber, wie es zu einer schnellen Lösung des Anliegens beitragen kann. 

Es ist keine Aktion erforderlich? Teilen Sie auch dies mit. Die angeschriebene Person wird sich freuen, dass Sie sich um alles (Weitere) kümmern. 

Beispiele:

• Bitte schicken Sie uns den unterschriebenen Vertrag. Wir kümmern uns um alles Weitere.

• Wir überweisen den Betrag auf das angegebene Konto. Sie müssen nichts weiter tun.

Sie haben die Expertise in Versicherungsfragen und verfügen über ein Wissen, das Ihr Gegenüber nicht besitzt. Übernehmen Sie eine freundlich beratende Rolle: Weisen Sie auf vorteilhafte Optionen hin. Zeigen Sie aber auch mögliche Nachteile auf.

Ehrliche Anteilnahme: In sensiblen Situationen, bei einer Erkrankung beispielsweise oder im Trauerfall, ist ehrliche Anteilnahme tröstlich. Sie wissen um die schwierige Situation der angeschriebenen Person? Zeigen Sie Empathie – von Mensch zu Mensch. Drücken Sie in eigenen Worten Ihre Anteilnahme aus. Aber Achtung: Floskeln und Übertreibungen sollten Sie unbedingt vermeiden.  

Wenn Sie am Ende Ihres Anschreibens noch einmal Ihre Hilfe anbieten, fühlt sich Ihr Gegenüber rundum gut betreut.

Beispiele:

• Sie haben noch Fragen oder möchten weitere Informationen? Wir sind auch telefonisch gerne für Sie da. Rufen Sie uns an. 

•  Können wir noch etwas für Sie tun? Sprechen Sie uns an. Wir sind gerne für Sie da. 

Sie kennen Ihr Gegenüber persönlich und haben sich bei der Anrede für eine vertrautere Form entschieden? Dann können Sie auch bei der abschließenden Grußformel persönlicher werden. 

Beispiele: 

• Freundliche Grüße aus XY

• Freundliche Grüße nach XY

• Liebe Grüße

• Herzliche Grüße

Die E-Mail-Signatur für Innendienstmitarbeitende setzt sich aus der persönlichen Signatur und der jeweiligen Unternehmenssignatur zusammen. Fügen Sie letztere über die entsprechende Funktion in Microsoft Outlook ein. So stellen Sie sicher, dass Sie immer die aktuellste Version verwenden.  

Auch im Außendienst sind die handelsrechtlichen Angaben im externen E-Mail-Verkehr Pflicht. Um Abmahnungen vorzubeugen, empfehlen Industrie- und Handelskammern, zusätzliche Angaben über die Erlaubnis zur Versicherungsvermittlung zu machen.

1. Haupt- bzw. nebenberuflich selbstständiger Handelsvertreter (§§ 84 ff HGB;§ 92b HGB)

Wenn Sie kein im Handelsregister eingetragenes Handelsgewerbe betreiben, gelten für Ihre E-Mail-Signatur folgende Vorgaben:  

Eingetragene Kaufleute sind verpflichtet, in ihrer E-Mail-Signatur zusätzlich folgende Angaben zu machen: 

• vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut

• Rechtsform (z. B. GmbH)

• Sitz des Handelsgewerbes 

• Registergericht des Sitzes des Handelsgewerbes 

• Nummer, unter der das Handelsgewerbe in das Handelsregister eingetragen ist

• Geschäftsführung mit Vor- und Nachnamen

Hier die Beispielsignatur für eine GmbH: 

Angestellte Außendienstmitarbeitende (DEVK ANG) fügen bei externen E-Mails unterhalb der persönlichen Signatur bitte die Unternehmenssignatur des DEVK Sach- und HUK-Versicherungsvereins a. G. (DEVK-V) ein. Nutzen Sie dazu die Signaturfunktion von Microsoft Outlook. So stellen Sie sicher, dass Sie immer die aktuellste Version verwenden. 

Ihre vollständige Signatur ist wie folgt aufgebaut: